Wenn Unternehmen keine vollständige Transparenz über ihre Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden erlangen, können unbeabsichtigte Verstöße gegen zahlreiche Gesetze weltweit die Folge sein, wodurch ihnen Strafen wie Geldbußen oder der Verlust von Lizenzen drohen.
Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die Sicherstellung, dass Unternehmen nicht mit Geschäftspartnern zusammenarbeiten, die auf Sanktionslisten stehen. Dies können Organisationen, staatliche Stellen oder Personen sein, deren Daten sich auf den zahlreichen Sanktionslisten befinden, die von Regierungen in aller Welt geführt werden.
Es ist allerdings keine leichte Aufgabe. Bei derartig umfangreichen Sanktionslisten, die noch dazu ständig aktualisiert werden, kann es kompliziert und zeitraubend sein, diese wichtigen Prüfungen manuell durchzuführen. Daher zahlt sich der Einsatz von Systemen aus, die diese Prozesse automatisieren.
Was müssen Unternehmen also über Sanktionslisten und automatisierte Prüfungen wissen, um die Einhaltung aller Vorschriften und einen reibungslosen Ablauf im internationalen Handel zu gewährleisten?
Was sind Sanktionslisten?
Sanktionslisten werden von Regierungen oder internationalen Gremien erstellt. Damit wird Unternehmen untersagt, Geschäfte mit bestimmten Gesellschaften oder Personen zu tätigen. Sie richten sich in erster Linie gegen illegale Aktivitäten, werden aber auch von Regierungen als Teil ihrer außenpolitischen Instrumente und zunehmend gegen feindlich gesinnte Staaten eingesetzt.
In den letzten Jahren ist die Verwendung von Sanktionslisten komplizierter geworden – sie sind beispielsweise auf bestimmte Sektoren und Aktivitäten ausgerichtet und statt nur auf namentlich genannte Unternehmen – was mehr Spielraum bei der Auslegung bietet.
Zu den wichtigsten Sanktionslisten, auf die Unternehmen achten müssen, zählen:
- OFAC-Sanktionsliste – Gilt für alle US-Bürger und -Unternehmen sowie für alle Organisationen, die US-Waren verwenden oder Geschäfte in US-Dollar tätigen.
- Konsolidierte Sanktionsliste der EU – Umfasst EU-Bürger und Gesellschaften mit Sitz in einem der 27 Mitgliedsstaaten.
- UN-Sanktionen – Veröffentlicht vom UN-Sicherheitsrat, gelten in allen 193 UN-Mitgliedsländern.
Die Anforderungen der Sanktionslistenprüfung müssen alle Unternehmen erfüllen, unabhängig von ihrer Größe oder dem Bereich, in dem sie tätig sind. Grundsätzlich wird dies dadurch erreicht, dass sie die Daten der Kunden in ein öffentlich zugängliches Such-Tool eingeben, um festzustellen, ob es einen Treffer mit einer sanktionierten Partei gibt. Dies lässt sich zwar manuell durchführen, allerdings handelt es sich um ein sehr komplizierten und zeitraubenden Ablauf.
Wichtig ist auch, die Sanktionslistenprüfung nicht als einmalige Tätigkeit zu Beginn einer Geschäftsbeziehung zu begreifen. Da die Sanktionslisten ständig aktualisiert und Namen hinzugefügt oder gelöscht werden, sind regelmäßige Überprüfungen von entscheidender Bedeutung um sicherzustellen, dass Bestandskunden nicht neu hinzugekommen sind.
Die Schwierigkeit, mit den ständig aktualisierten Sanktionslisten Schritt zu halten
Eine wesentliche Herausforderung bei der Sanktionslistenprüfung ist allein schon der gewaltige Umfang der Aufgabe. Es gibt weltweit über 1.700 Sanktionslisten, so dass es fast unmöglich ist, all diese Listen ohne Hilfe zu überwachen. Abgesehen vom Umfang der Listen gibt es jedoch noch eine Vielzahl anderer möglicher Probleme für Unternehmen, wenn sie versuchen, diese Prüfung manuell durchzuführen.
Zu den wichtigsten Problemen, vor denen Unternehmen stehen können, zählen:
- Veraltete Angaben – Wenn Unternehmen auf alte Datenbanken angewiesen sind, können sie die Listen nicht schnell genug aktualisieren. Das kann dazu führen, dass neu sanktionierte Unternehmen fälschlicherweise freigegeben werden.
- Unvollständige Daten – Wenn Unternehmen nicht über vollständige Angaben über ihre Geschäftspartner verfügen, könnten Namen auf Sanktionslisten übersehen werden, weil sie nicht als Treffer erscheinen.
- Falsche Treffer – Andererseits kann ein übervorsichtiger Ansatz bei der Prüfung dazu führen, dass nicht-sanktionierte Unternehmen fälschlicherweise als Treffer erscheinen, was dann eine ausführliche manuelle Überprüfung erfordert, ob die Warnung tatsächlich zutrifft.
- Kompliziertheit – Prüfung von Sanktionslisten in mehreren Rechtsordnungen und Sprachen, sowie zu Unternehmen, die viele Namensvariationen aufweisen können, ist eine besonders heikle Angelegenheit.
- Abweichungen – In vielen Fällen können manche Unternehmen auf einer Sanktionsliste erscheinen, auf einer anderen jedoch nicht. Der Umgang mit solchen Unternehmen oder Personen erfordert besondere Vorsicht, um die Einhaltung der verschiedenen Regelungen zu gewährleisten.
Die Anforderungen der Sanktionslistenprüfung müssen alle Unternehmen erfüllen, unabhängig von ihrer Größe oder dem Bereich, in dem sie tätig sind. Grundsätzlich wird dies dadurch erreicht, dass sie die Daten der Kunden in ein öffentlich zugängliches Such-Tool eingeben, um festzustellen, ob es einen Treffer mit einer sanktionierten Partei gibt. Dies lässt sich zwar manuell durchführen, allerdings handelt es sich um einen sehr komplizierten und zeitraubenden Prozess.
Wichtig ist auch, die Sanktionslistenprüfung nicht als einmalige Tätigkeit zu Beginn einer Geschäftsbeziehung zu begreifen. Da die Sanktionslisten ständig aktualisiert und Namen hinzugefügt oder gelöscht werden, sind regelmäßige Überprüfungen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Bestandskunden nicht neu hinzugefügt wurden.
Die Schwierigkeit, mit den ständig aktualisierten Sanktionslisten Schritt zu halten
Eine wesentliche Herausforderung bei der Sanktionslistenprüfung ist allein schon der gewaltige Umfang der Aufgabe. Es gibt weltweit über 1.700 Sanktionslisten, so dass es fast unmöglich ist, all diese Listen ohne Hilfe zu überwachen. Abgesehen vom Umfang der Listen gibt es jedoch noch eine Vielzahl anderer möglicher Probleme für Unternehmen, wenn sie versuchen, diese Prüfung manuell durchzuführen.
Zu den Hauptproblemen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, zählen:
- Veraltete Angaben – Wenn Unternehmen auf alte Datenbanken angewiesen sind, können sie die Listen nicht schnell genug aktualisieren. Das kann dazu führen, dass neu sanktionierte Unternehmen fälschlicherweise freigegeben werden.
- Unvollständige Daten – Wenn Unternehmen nicht über vollständige Angaben über ihre Geschäftspartner verfügen, könnten Namen auf Sanktionslisten übersehen werden, weil sie nicht als Treffer erscheinen.
- Falsche Treffer – Andererseits kann ein übervorsichtiger Ansatz bei der Prüfung dazu führen, dass nicht-sanktionierte Unternehmen fälschlicherweise als Treffer erscheinen, was dann eine ausführliche manuelle Überprüfung erfordert, ob die Warnung tatsächlich zutrifft.
- Kompliziertheit – Prüfung von Sanktionslisten in mehreren Rechtsordnungen und Sprachen, sowie zu Unternehmen, die viele Namensvariationen aufweisen können, ist eine besonders heikle Angelegenheit.
- Abweichungen – In vielen Fällen können manche Unternehmen auf einer Sanktionsliste erscheinen, auf einer anderen jedoch nicht. Der Umgang mit solchen Unternehmen oder Personen erfordert besondere Vorsicht, um die Einhaltung der verschiedenen Regelungen zu gewährleisten.
Wie die automatische Sanktionslistenprüfung zur Compliance beiträgt
Alle diese Probleme lassen sich jedoch unter Einbeziehung von Automatisierung mit einem umfassenden Plan zur Sanktionslistenprüfung lösen. Mit der richtigen Technologie können sich Unternehmen von den manuellen Prozessen verabschieden, die mit dem Abgleich von Kunden mit einer Vielzahl von Listen verbunden sind. Zudem können sie sich darauf verlassen, dass die Systeme die Namen stets mit den aktuellen Listen unter Verwendung vollständiger Angaben vergleichen.
Um diese riesigen Datensätze regelmäßig oder sogar in Echtzeit zu analysieren, arbeiten automatisierte Lösungen mit Technologien zur Ermittlung von Personen oder Organisationen, für die Sanktionen gelten. Zudem können diese Tools nach mehreren Sprachen und Einträgen durchsuchen, um viele der komplizierten Herausforderungen zu bewältigen, vor denen Unternehmen stehen.
Die richtige Anwendung macht die Prozesse zur Sanktionslistenprüfung nicht nur präziser, sondern auch viel schneller. So können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und effizienter gestalten – mit der Gewissheit, wichtige Handelsvorschriften in allen Regionen einzuhalten, in denen sie tätig sind.