Die Verwaltung des internationalen Handels ist für jeden Importeur und Exporteur eine äußerst komplizierte Angelegenheit. Unabhängig von der Größe des Unternehmens ist es für Firmen von entscheidender Bedeutung, die verschiedenen Zollregelungen und -verfahren zu kennen, die sie einhalten müssen, und gleichzeitig in der Lage zu sein, die Vorteile von Freihandelsabkommen oder anderen Präferenzregelungen zu nutzen.
Parallel muss sichergestellt werden, dass die Unternehmen nicht gegen Ausfuhrkontrollen, Sanktionslisten oder andere Handelsbeschränkungen verstoßen, da Strafen für Verstöße in diesem Bereich hoch sein können.
Die manuelle Abwicklung kann schnell zu einer unmöglichen Aufgabe werden, so dass sich die Unterstützung durch eine umfassende Zollverwaltungssoftware auszahlt. Es gibt jedoch eine große Auswahl für Unternehmen, so dass es wichtig ist, die Optionen sorgfältig zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie die richtige Lösung erhalten. Hier sind einige wesentliche Merkmale, auf die Sie achten sollten.
Die manuelle Abwicklung kann schnell zu einer schwierigen Aufgabe werden, daher lohnt sich die Unterstützung durch eine Zollverwaltungssoftware. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Möglichkeiten für Unternehmen, daher ist es wichtig, die Optionen sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung erhalten. Hier sind einige wesentliche Merkmale, auf die Sie achten sollten.
Automatisierung
Ein wesentlicher Aspekt einer guten Zollmanagementlösung ist die Möglichkeit, die täglichen Aktivitäten zu automatisieren. Prozesse wie das Einholen von Lieferantenerklärungen, die elektronische Einreichung von Einfuhr- und Ausfuhrgenehmigungen, die Produktklassifizierung und die Berechnung von Zollgebühren, um nur einige zu nennen, können sehr mühsam und zeitaufwändig sein, wenn sie manuell durchgeführt werden.
Daher können Tools, die den Mitarbeitern diese Schritte abnehmen, ihre Zeit für produktivere Tätigkeiten freimachen und gleichzeitig die Gewissheit geben, dass alle wichtigen Dokumente eingereicht werden. Darüber hinaus kann so das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe oder falschen Klassifizierungen vermieden werden, die zu Verzögerungen bei der Zollabfertigung führen können.
Skalierbarkeit
Eine wesentliche Herausforderung für viele Unternehmen heute, ost die schiere Menge an Daten, die sie sammeln und verarbeiten müssen. Wenn Unternehmen wachsen und neue Länder hinzukommen, wird dieses Problem nur noch größer werden. Daher sind Lösungen, die sich problemlos auf große Datenmengen skalieren lassen und Informationen aus einer Vielzahl von Quellen verarbeiten können, von enormer Wichtigkeit.
Dies kann besonders dann entscheidend sein, wenn es darum geht, die Einhaltung von Anforderungen wie z. B. Sanktionslisten zu gewährleisten, da diese Datenbanken ständig aktualisiert werden, was wachsende Unternehmen, die neue Geschäfte abschließen wollen, dazu zwingt, äußerst wachsam zu sein und detaillierte Recherchen über potenzielle Businesspartner durchzuführen.
Globale Reichweite
Ein System, das direkt mit elektronischen Zollabfertigungslösungen auf der ganzen Welt integriert werden kann, ist ebenfalls von großem Nutzen für die Rationalisierung von Prozessen und Dokumentationen. Achten Sie auf Systeme, die von den Zollbehörden in allen großen Volkswirtschaften der Welt, wie der EU, den USA, China, Japan und dem Vereinigten Königreich, aber auch in kleineren Märkten zugelassen sind. Ein einziges System, das mit mehreren Plattformen kommunizieren kann und eine einheitliche User-Experience bietet, macht die Verwaltung unterschiedlicher Zollanforderungen so einfach wie möglich.
Überprüfbarkeit/Auditierung
Die Möglichkeit, vollständige, leicht durchsuchbare Aufzeichnungen über jede Transaktion und jede Sendung zu führen, sollte für jeden Importeur und Exporteur ebenfalls eine Priorität sein, insbesondere in einer zunehmend digitalen Umgebung. Ein lückenloser Nachweis ist wichtig, wenn eine Überprüfung erforderlich ist oder um die Einhaltung von Vorschriften zu beweisen zu können.
Übersichtliche Berichterstattung
Erweiterte Datenanalysefunktionen sind ein weiteres Muss für Importeure und Exporteure. Diese können wichtige Einblicke in Muster, aufkommende Trends, Chancen und potenzielle Probleme in Ihrer Lieferkette liefern.
Die Möglichkeit, all diese Informationen in einem einzigen, leicht verständlichen Dashboard zu sehen, kann die Entscheidungsfindung bei der Rationalisierung von Lieferketten oder der Minimierung von Kosten erheblich erleichtern. So lässt sich beispielsweise auf einen Blick erkennen, auf welche Zollerleichterungen ein Unternehmen Anspruch hat, wenn es in unterschiedlichen Ländern oder Gebieten tätig ist, so dass Unternehmen ihre Strategie verfeinern können, um von den günstigsten Zollregelungen zu profitieren.