Die Bedeutung der Prüfung des wirtschaftlichen Eigentümers im Handel

Die Sanktionslistenprüfung ist ein entscheidender Prozess für jedes im internationalen Handel tätige Unternehmen. Wenn Sie sich nicht vergewissern, ob die Personen oder Organisationen, mit denen Sie Geschäfte machen, auf Sanktionslisten stehen, kann dies schwerwiegende Folgen haben – von Geldstrafen oder dem Verlust von Ausfuhrgenehmigungen bis hin zu strafrechtlicher Verurteilung.

Damit sind eine Reihe von Herausforderungen verbunden, zu denen auch die Feststellung gehört, wer letztendlich von Ihrer Geschäftsbeziehung profitiert. In vielen Fällen bleiben die Personen oder Unternehmen, die hinter den Firmen stehen, im Dunkeln und sind schwer zu ermitteln. Wenn jedoch der Sache nicht durch eine gründliche Due-Diligence-Prüfung auf den Grund gegangen wird, kann Ihr Unternehmen gefährdet sein.

Um diese Probleme in den Griff zu bekommen, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Prüfung des wirtschaftlichen Eigentümers („Ultimate Beneficial Owner“, UBO) in die Prozesse Ihrer Compliance- und Geschäftspartnerprüfung („Know Your Customer“, KYC) integriert wird. Was bedeutet dies also und wie können Sie die Wirksamkeit dieser Maßnahmen sicherstellen?

Der Begriff „wirtschaftlicher Eigentümer“ bezieht sich auf die Personen, die ein rechtlich selbständiges Unternehmen letztlich kontrollieren und von dessen Geschäften oder Vermögenswerten profitieren. Es ist wichtig zu verstehen, dass der wirtschaftliche Eigentümer nicht unbedingt mit dem rechtlichen oder eingetragenen Eigentümer identisch sein muss und möglicherweise nicht einmal offiziell als Aktionär oder Geschäftsführer aufgeführt ist. Dennoch werden sie über eine erhebliche Mehrheitsbeteiligung verfügen oder großen wirtschaftlichen Nutzen aus den Aktivitäten des Unternehmens ziehen.

Da wirtschaftliche Eigentümer oft nirgendwo verzeichnet sind, werden sie von den üblichen KYC-Verfahren möglicherweise nicht erfasst, so dass Handelspartner unwissentlich gegen Sanktionen oder Embargos verstoßen könnten. Daher ist eine gründlichere Prüfung erforderlich, um die Identität dieser Personen aufzudecken und sicherzustellen, dass sie mit den Sanktionslisten abgeglichen werden.

In vielen wichtigen Rechtsordnungen der Welt gibt es spezifische Rechtsvorschriften zu wirtschaftlichen Eigentümern, deren Definition und den Schritten, die von Unternehmen für deren Erkennung erwartet werden.

In der EU beispielsweise bedeutet wirtschaftliches Eigentum im Allgemeinen, dass eine Person mindestens 15 Prozent plus einen Anteil an einem Unternehmen, Stimmrechte oder andere direkte oder indirekte Gesellschaftsanteile besitzt. Diese Regeln unterscheiden sich jedoch in bestimmten Branchen. In der Rohstoffindustrie oder bei Unternehmen, bei denen ein höheres Risiko für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung besteht, liegt die Voraussetzung, um als wirtschaftliche Eigentümer zu gelten, schon bei fünf Prozent der Anteile plus einem.

Mittlerweile werden die Regeln für wirtschaftliche Eigentümer in den USA von Behörden wie dem Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) und dem Office of Foreign Assets Control (OFAC) überwacht. Zu den vom OFAC erlassenen Vorschriften gehört auch die 50-Prozent-Regel, nach der Unternehmen die Namen aller wirtschaftlichen Eigentümer mitteilen müssen, die mindestens die Hälfte des Unternehmens besitzen oder kontrollieren.

Die Nichteinhaltung der US-amerikanischen UBO-Meldepflichten kann zivil- oder strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen, darunter Bußgelder von bis zu 500 US-Dollar pro Tag der Zuwiderhandlung, Geldstrafen von bis zu 10.000 US-Dollar und/oder Haftstrafen von bis zu zwei Jahren.

Während die Bedeutung der Prüfung der wirtschaftlichen Eigentümer („UBO-Screening“) klar sein sollte, gibt es eine Reihe damit verbundener Herausforderungen, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben, wenn sie die Einhaltung der Sanktionen, Embargos und Gesetze zur Bekämpfung der Geldwäsche sicherstellen wollen. Dazu gehören die Folgenden:

• Schlechte Qualität der Daten Eines der größten Hindernisse für eine erfolgreiche Prüfung der wirtschaftlichen Eigentümer sind unvollständige, veraltete oder unzuverlässige Angaben zum wirtschaftlichen Eigentum. Nach Angaben von Orbis ändern sich weltweit jeden Monat bei Millionen von Unternehmen die Eigentumsverhältnisse, viele davon mit Auswirkungen auf wirtschaftliche Eigentümer.
• Kompliziertheit Die Prüfung der wirtschaftlichen Eigentümer ist ein zeitraubender Prozess. Da viele Angaben zum wirtschaftlichen Eigentum nicht öffentlich zugänglich sind, müssen sich die Unternehmen oft auf eine Vielzahl von Quellen und Partnerschaften mit anderen Unternehmen verlassen, um die erforderlichen Informationen einzuholen.
• Mangelnde Zusammenarbeit Ein wirksamer Abgleich erfordert die Zusammenarbeit zwischen den Ländern. Dies ist jedoch oft schwer zu erreichen, insbesondere wenn es sich um Länder handelt, die beim Austausch von Daten eher zurückhaltend sind. 
• Kosten. Der Einsatz umfassender Prozesse zur Prüfung der wirtschaftlichen Eigentümer kann für Unternehmen mit beschränkten Ressourcen unerschwinglich teuer sein.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, zahlt sich der Einsatz fortschrittlicher Technologielösungen aus, die den UBO-Screening-Prozess automatisieren und Daten aus einer Vielzahl von Quellen auf der ganzen Welt in einem einzigen Dashboard zusammenführen können.

Die MIC-Software für das Exportkontroll-Management umfasst beispielsweise Tools zum UBO-Screening, die Angaben zu über 200 Millionen Unternehmen weltweit bieten. Automatisierte Schnittstellen zur Orbis-Datenbank des Bureau van Dijk (BvD) und zur Bisnode-Datenbank von Dun & Bradstreet (D&B) stellen sicher, dass die Benutzer Zugang zu genauen, regelmäßig aktualisierten Informationen darüber haben, wer tatsächlich hinter potenziellen Geschäftspartnern steht.

In Verbindung mit täglich aktualisierten Sanktionslisten für alle wichtigen Rechtsordnungen – einschließlich der USA, der EU, des Vereinigten Königreichs, Chinas und Japans sowie der UN-Sanktionslisten – wird sichergestellt, dass der Status von wirtschaftlichen Eigentümern nach ihrer Identifizierung automatisiert überprüft werden kann.