Einfaches Einholen von Lieferantenerklärungen - was müssen die Unternehmen wissen?

Es gibt viele Möglichkeiten für Importeure und Exporteure, Zollerleichterungen zu erhalten. Freihandelsabkommen (FHA) und andere Präferenzregelungen zwischen Ländern können erhebliche Einsparungen durch niedrige oder gar keine Zölle ermöglichen. Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen die Unternehmen jedoch genau wissen, woher alle ihre Waren stammen.

An dieser Stelle kommen die Lieferantenerklärungen ins Spiel. In diesen Unterlagen wird der Ursprung der Waren - Fertigerzeugnisse, Bauteile oder Rohstoffe - eindeutig angegeben, damit festgestellt werden kann, welche Artikel für Zollerleichterungen in Frage kommen. 

Die Verwaltung dieser kritischen Aktivitäten kann sich jedoch als schwierig erweisen. Daher ist es für Unternehmen wichtig, über die richtigen Instrumente zu verfügen, um diese Informationen zu sammeln und sicherzustellen, dass sie effektiv gespeichert und verarbeitet werden und bei Bedarf zur Überprüfung zur Verfügung stehen. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, damit dies ein Erfolg wird.

Lieferantenerklärungen sind für Unternehmen unerlässlich, wenn sie die Freihandelsabkommen nutzen wollen, um Waren einzuführen, ohne Zölle oder andere Abgaben zu zahlen. Dazu müssen sie das Ursprungsland für jeden zu versendenden Artikel eindeutig angeben. In der heutigen Zeit können diese Dokumente in der Regel elektronisch erstellt und über die digitalen Plattformen der Zollbehörden ausgetauscht werden.

Diese Unterlagen sind unerlässlich, damit die Lieferkette reibungslos funktioniert und die Waren ohne Verzögerungen ausgeführt werden können. Werden keine korrekten Erklärungen vorgelegt, kann dies mit einer Geldstrafe geahndet werden, und die Unternehmen müssen für alle eingeführten Waren den vollen Zollsatz entrichten. Das Fehlen vollständiger Lieferantenerklärungen kann daher die Einfuhrkosten erheblich erhöhen, die dann an den Kunden weitergegeben werden müssen, so dass ein Unternehmen nicht wettbewerbsfähig ist

Wenn Sie eine Lieferantenerklärung einholen, ist es wichtig, dass Sie alle relevanten Informationen anfordern. Wenn die Unterlagen unvollständig zurückgeschickt werden oder ein Unternehmen es versäumt hat, die richtigen Informationen anzufordern, kann dies dazu führen, dass Anträge auf Präferenzbehandlung abgelehnt werden.

Eine Aufforderung zur Abgabe einer Lieferantenerklärung sollte daher alle folgenden Anforderungen enthalten:

• eine vollständige Beschreibung der gelieferten Waren
• Angaben zu allen Vormaterialien ohne Ursprungseigenschaft, die in den Waren enthalten sind
• HS-Codes für alle Vormaterialien
• Wert der enthaltenen Materialien
• Name und Anschrift des Lieferanten
• Eine Unterschrift, mit der bestätigt wird, dass die Waren die Präferenzursprungseigenschaft besitzen

Eine Lieferantenerklärung kann für jede Warensendung verlangt werden. Alternativ können Unternehmen, die eine dauerhafte Geschäftsbeziehung unterhalten, eine Langzeiterklärung abgeben, wobei eine einzige Erklärung mehrere Sendungen abdecken kann. Dies ist jedoch nur möglich, wenn alle diese Waren voraussichtlich dasselbe Ursprungsland haben werden. Diese Erklärungen müssen auch das Anfangs- und Enddatum enthalten, zwischen denen die Erklärung gültig ist.

Die Verwaltung der Einholung von Lieferantenerklärungen und der entsprechenden Dokumentation kann sich schnell als äußerst komplexer Prozess erweisen. Dies gilt insbesondere für große Unternehmen, wie z. B. Fertigungsunternehmen, die über sehr lange globale Lieferketten verfügen.

Zu den häufigen Problemen, die gelöst werden müssen, gehören:

• Der Umgang mit einer großen Anzahl verschiedener Zulieferer, die sich möglicherweise in unterschiedlichen Ländern mit eigenen Vorschriften und Sprachen befinden.
• Die rechtzeitige Verfolgung von Ausschreibungsanfragen innerhalb dieser Organisationen.
• Sicherstellen, dass die Antworten vollständig und korrekt sind.

All dies manuell zu verwalten, kann sehr zeitaufwendig sein. Daher ist eine Software, die diese Arbeit durch Automatisierung abnimmt, für viele Unternehmen von großem Wert. In der Regel ist dies Teil einer umfassenderen Softwarelösung für das Zollmanagement, die es den Unternehmen auch ermöglicht, Zollanmeldungen, Zollanträge und andere Unterlagen direkt an die Behörden zu übermitteln.

Auf diese Weise können Aufforderungen zur Abgabe von Zollerklärungen direkt per E-Mail an Lieferanten gesendet werden, denen automatische Erinnerungen folgen können, wenn keine rechtzeitige Antwort eingeht. Dadurch wird das Risiko von Lieferverzögerungen verringert, während die Dokumentation noch aussteht. 

Die Warensoftware ermöglicht es den Lieferanten auch, die erforderlichen Informationen direkt auf der Plattform auszufüllen oder hochzuladen, was wiederum die Anzahl der erforderlichen Schritte reduziert. Die Antworten können dann auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft und sofort zu den anderen Versand- und Zollunterlagen hinzugefügt werden.