L'importance du filtrage des bénéficiaires effectifs finaux (Ultimate Beneficial Owner) dans le commerce

Filtrage des parties non autorisées Le manquement à s'assurer si les personnes ou les organisations avec lesquelles vous faites des affaires figurent ou non dans des listes de sanctions peut entraîner des conséquences sérieuses, allant d'amendes ou de la perte de licences d’exportation jusqu’à des condamnations pénales.

Des défis variés y sont associés, parmi lesquels le fait d’établir qui bénéficie en dernier de votre relation commerciale. Dans de nombreux cas, les personnes ou entités réelles derrière les entreprises peuvent être occultées et difficiles à déterminer. Cependant, le manquement à aller au fond des choses avec une diligence raisonnable peut exposer votre entreprise à des risques.

Pour traiter ces problèmes, il est vital d’incorporer le filtrage des bénéficiaires effectifs finaux (UBO) dans votre processus de conformité et de connaissance de vos clients (Know Your Customer (KYC)). Que cela implique-t-il donc et comment pouvez-vous garantir l’efficacité de votre action ?

La notion de bénéficiaire effectif final réfère aux personnes qui contrôlent en dernier ressort une entité juridique et profitent de ses opérations ou actifs. Il est important de comprendre que le UBO n’est pas obligatoirement le même que le propriétaire légal ou enregistré et il peut même ne pas figurer sur une liste officielle en tant que partie prenante ou directeur. Il détiendra toutefois encore une participation majoritaire significative ou profitera grandement des activités de l’organisation sur le plan économique.

Les UBO ne figurant souvent pas sur les listes, les procédures KYC standards peuvent échouer à les saisir, ce qui pourrait entraîner une violation de sanctions ou d’embargos par des partenaires commerciaux. C’est pourquoi un filtrage plus approfondi destiné à découvrir les identités de ces personnes et à garantir qu’elles sont vérifiées au moyen de listes de parties non autorisées est requis.

De nombreuses grandes juridictions du monde entier ont une législation spécifique concernant les UBO, la manière dont ils sont définis et les étapes à suivre par les entreprises pour les détecter.

Dans l’UE, par exemple, la propriété effective signifie généralement qu’une personne détient au moins 15 pour cent plus une action dans une entreprise, des droits de vote ou toute autre participation directe ou indirecte. Ces règles sont toutefois différentes dans certains secteurs. Dans des entreprises ou des industries extractives exposées à un risque supérieur de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, l’exigence en matière d'actions pour être considéré un UBO est de cinq pour cent plus une action.

Entretemps, les règles US sur les UBO sont gérées par des organismes incluant le bureau de collecte et d'analyse d’informations sur les transactions financières (Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN)) et l’organisme de contrôle financier (Office of Foreign Assets Control (OFAC)). La règle des 50 pour cent, qui exige des entreprises de divulguer les noms de tout bénéficiaire effectif contrôlant au moins la moitié de l’entreprise compte parmi les réglementations promulguées par l’OFAC.

Le manquement à se conformer aux exigences US de reddition de comptes des UBO peut entraîner des sanctions civiles ou pénales, y compris des amendes civiles pouvant atteindre 500 dollars US par jour de violation, des amendes pénales pouvant atteindre 10 000 dollars US et/ou jusqu’à deux ans d’emprisonnement.

Tandis que l'importance du filtrage des UBO devrait être évidente, des défis variés, auxquels les entreprises devront faire face si elles veulent s'assurer de se conformer aux sanctions, aux embargos et à la législation sur le blanchiment de capitaux, y sont associés. Ces défis incluent, entre autres, ce qui suit :

• Données de faible qualité Des informations incomplètes, dépassées ou non fiables sur la propriété effective constituent l'un des plus grands obstacles à la réussite du filtrage des UBO. Selon Orbis, des millions d’entreprises dans le monde sont soumises à un changement de propriété chaque mois, dont bon nombre d’entre eux auront des implications pour les UBO.
• Complexité Le filtrage des UBO est un processus qui prend du temps. De nombreuses informations sur la propriété effective ne sont pas accessibles au public et cela signifie que les entreprises doivent souvent recourir à une multitude de sources et de partenariats conclus avec d'autres entités pour regrouper les informations nécessaires.
• Manque de collaboration Un filtrage effectif requiert une coopération entre pays, mais elle est souvent difficile à obtenir en particulier lorsqu’il s'agit de juridictions réticentes à l’idée de partager des données.
• Coût La mise en œuvre de processus complets de filtrage des UBO peut s’avérer extrêmement coûteux pour les entreprises dont les ressources sont limitées.

Pour pouvoir relever ces défis, il vaut la peine d’avoir accès à des solutions technologiques avancées capables d'automatiser le processus de filtrage des UBO et de regrouper dans un seul tableau de bord des données provenant de sources très variées du monde entier.

Le logiciel de gestion du contrôle des exportations de MIC, par exemple, inclut des outils de filtrage des UBO qui offrent des informations détaillées sur plus de 200 millions d’entreprises du monde entier. Des interfaces automatisées reliant à la base de données Orbis du Bureau van Dijk (BvD) et à la base de données Bisnode de Dun & Bradstreet (D&B) garantissent aux utilisateurs un accès à des informations précises, mises à jour régulièrement et indiquant qui se cache vraiment derrière tout partenaire commercial éventuel.

À cela s'ajoutent des listes de sanctions mises à jour quotidiennement pour toutes les grandes juridictions - incluant les États-Unis, l’UE, le Royaume-Uni, la Chine et le Japon, ainsi que des listes de sanctions des Nations unies - pour garantir qu’une fois les UBO identifiés, la conformité de leur statut peut être vérifiée automatiquement.