Faciliter la sollicitation des déclarations des fournisseurs - que doivent savoir les entreprises ?
Les opportunités sont nombreuses quand il s'agit pour les importateurs et les exportateurs d’obtenir un allègement des droits de douane. Les accords de libre-échange (ALE) et d'autres arrangements préférentiels entre pays peuvent permettre de réaliser des économies significatives avec des tarifs bas ou à taux zéro. Pour pouvoir tirer profit de ceux-ci, les entreprises doivent toutefois comprendre pleinement d’où proviennent tous leurs articles.
C’est là que les déclarations des fournisseurs entrent en jeu. Cette documentation mentionne clairement l’origine des marchandises, qu’il s'agisse de produits finis, de composants ou de matières premières, pour aider à déterminer quels articles peuvent être éligibles à un allègement des droits de douane.
La gestion de ces activités critiques peut toutefois présenter des défis. C’est pourquoi il est important pour les entreprises d’avoir les bons outils en place pour collecter ces informations, garantir leur stockage et leur traitement efficaces, ainsi que leur mise à disposition pour consultation au besoin. Voici ce que vous devez savoir pour réussir.
L’importance des déclarations précises des fournisseurs
Les déclarations des fournisseurs sont essentielles aux entreprises pour utiliser les ALE en vue d’importer des articles sans payer de tarifs ou d'autres droits. Dans ce cadre, celles-ci doivent mentionner clairement le pays d’origine de chaque article étant expédié. Dans l’environnement actuel, celles-ci peuvent généralement être produites par voie électronique et partagées via les plateformes numériques des autorités douanières.
Ces documentations sont essentielles pour garantir le fonctionnement libre de la chaîne d'approvisionnement et l’exportation sans délai des marchandises. Le manquement à procurer des déclarations précises peut aussi entraîner une pénalité financière et l'obligation pour les entreprises de payer des droits de douane à taux plein sur toute marchandise importée. L'absence de déclarations complètes des fournisseurs peut donc augmenter grandement les coûts d'importation, qui doivent ensuite être reportés sur le client, réduisant ainsi la compétitivité d’une activité.
Que devrait inclure une sollicitation de déclaration ?
Dans le cadre d'une sollicitation des déclarations des fournisseurs, il est important de demander toutes les informations pertinentes. Les demandes de traitement préférentiel pourraient être refusées en cas de retour d’une documentation incomplète ou de manquement d’une entreprise à demander les informations correctes.
Une sollicitation de déclarations des fournisseurs devrait donc inclure les exigences pour tout ce qui suit :
- Une description complète des marchandises fournies
- Des informations détaillées sur tout matériau non d'origine inclus dans les articles
- Code SH pour tous les matériaux
- Inclusion de la valeur des matériaux
- Nom et adresse des fournisseurs
- Une signature affirmant que les marchandises ont un statut d’origine préférentielle
Une déclaration du fournisseur peut être demandée pour chaque envoi de marchandises. De manière alternative, pour les activités dans le cadre d’une relation continue, les entreprises peuvent fournir une déclaration à long terme, où une seule déclaration peut couvrir des expéditions multiples. Toutefois, ceci n’est possible que si toutes ces marchandises sont censées avoir le même pays d’origine. Ces déclarations doivent aussi inclure les dates de début et de fin, pendant lesquelles la déclaration sera valide.
Les défis de la sollicitation des déclarations des fournisseurs
La gestion des sollicitations des déclarations des fournisseurs et de la documentation peut se révéler rapidement être un processus complexe. C’est le cas en particulier pour les grandes entreprises telles que les entreprises manufacturières disposant de très longues chaînes d'approvisionnement mondiales.
Les problèmes courants nécessitant d’être résolus incluent :
- La gestion d'un grand nombre de fournisseurs séparés pouvant se trouver dans différentes juridictions dotées de leurs propres règles et de leur propre langue.
- Le traitement rapide des demandes de sollicitation à travers ces organisations.
- La garantie de réponses complètes et précises.
Les bons outils pour faciliter les déclarations
La gestion manuelle de tout cela peut s'avérer un processus prenant énormément de temps. C’est pourquoi un logiciel pouvant assumer ce travail par le biais de l’automatisation sera extrêmement précieux pour de nombreuses entreprises. Généralement, il peut relever d'une solution de gestion douanière plus ample qui permet aussi aux entreprises de soumettre des déclarations, des demandes douanières et d’autres documentations directement aux autorités.
Il peut envoyer des sollicitations de déclaration directement aux fournisseurs par courriel, qui peut être suivi de rappels automatiques en cas de non-réception d'une réponse rapide. Ceci réduit le risque de retards d’expédition pendant que la documentation est en attente.
Un logiciel dédié aux marchandises permettra aussi aux fournisseurs de remplir ou de télécharger les informations requises directement sur la plateforme, réduisant à nouveau le nombre d’étapes nécessaires. Il est alors possible de vérifier la précision et l’exhaustivité des réponses, qui peuvent ensuite être ajoutées immédiatement à une autre documentation douanière et d’expédition.